Merkitse ja järjestä tiedostot riippumattomasti kansioista, joissa on taulukot: kätevä asiakirjanhallintatyökalu Windowsille

TL; DR: Taulukot on sosiaalisen tiedon merkitsemistyökalu, jonka avulla käyttäjät voivat löytää tiedostoja navigoimalla käsitteitä eikä kansioita. Pöytäpohjainen sovellus on myös vankka yhteistyökalu, joka sisältää chat-kaltaiset toiminnot ja jakamisasetukset. Äskettäin Beta-versiossa julkaistun Tabbles Web -sovelluksen avulla yritys on helpompi kuin koskaan ennen tiedostojen luomista ja tallentamista vähentää digitaalista kaaosta intuitiivisesti..


Andrea D’Intino tietää kokemuksesta, että tiedostojen järjestäminen on markkinoijan olemassaolon este, etenkin kun seurustelee useita asiakassalkkuja. Tietenkin hän tietää myös, että se on erittäin välttämätön selviytymistaito.

Työskennellessään markkinointipäällikkönä yli 10 vuotta sitten, Andrea huomasi usein tallentavansa saman logon useissa projektikansioissa – yksi julisteelle, toinen esitteelle, toinen verkkosivustolle.

“Halusin taianomaisesti kloonata tiedoston minne tarvitsin”, hän sanoi. “Tajusin, että merkitseminen oli ratkaisu ongelmaani, mutta markkinoilla ei ollut ohjelmistoa tiedostojen merkitsemiseksi.”

Taulukoiden logo

Taulukoissa on uusi lähestymistapa asiakirjojen hallintaan.

Andrea huomasi löytäneensä räikeän aukon markkinoilla, soitti ystävilleen Maurizio Colucci ja Irma Sta arvioidakseen kiinnostusta mahdolliseen yritystoimintaan. He halusivat sisään, ja joukkue aloitti koodin kirjoittamisen vuoden 2008 lopussa. 1. elokuuta 2009 syntyi taulukot – nimeltään sanojen ”tag” ja “kuplat” – kokonaismerkinnän perusteella..

Kymmenen markkinointivuotensa aikana työpöytäsovelluksesta on tullut reaaliaikainen relaatiotiedostojärjestelmä, jossa tunnisteita voi käyttää kansioina tai käyttää avainsanoina hakuun. Se tukee useita tiedosto- ja asiakirjatyyppejä sekä paikallisissa että jaetuissa asemissa, samoin kuin pilvivarastoja ja tiedostojen synkronointijärjestelmiä.

Taulukoita voidaan käyttää kansioina, mutta ohjelmisto menee huomattavasti pidemmälle kuin tämä käyttötapa. Esimerkiksi sen avulla käyttäjät voivat luoda tunnisteita automaattisesti polun, nimen ja sisällön perusteella, ja se tarjoaa myös chat-tyyppisiä yhteistyövaihtoehtoja. Lisäksi yritys on parhaillaan viimeistelyssä Tabbles Web -sovelluksen, kevyen asiakkaan, joka auttaa vähentämään digitaalista kaaosta etsiessäsi tiedostoja selaimelta.

Luo tunnisteita automaattisesti polun, nimen tai sisällön perusteella

Perinteisen kansiopohjaisen organisaatiojärjestelmän perustaminen voi olla turhauttavaa. Kuvittele, että valitset kansiot järjestyksessä asiakkaan mukaan, jota seuraa vuosi ja aihe. Jos joudut pääsemään kaikkiin tiedostoihin aiheittain, sinun on metsästettävä lukemattomia tiedostoja löytääksesi tarvitsemasi tiedot.

Viime kädessä mikään yksittäinen kansiorakenne ei ole ihanteellinen kaikissa tilanteissa – ja siksi Tabbles suunniteltiin tekemään tiedonhallinnasta dynaamista. Toisin kuin staattisissa organisaatiojärjestelmissä, Taulukot-sovelluksen avulla käyttäjät voivat järjestää, ryhmitellä ja löytää tiedostoja automaattisesti määrittämättä kansiorakennetta etukäteen.

Pöydän ominaisuudet

Työkalu käyttää dynaamista organisaation lähestymistapaa ja vahvaa yhteistyötoimintoa.

Sen sijaan alikansiot luodaan dynaamisesti sen mukaan, mitkä kansiot käyttäjä avaa. Joten jos napsautat ensin asiakasta edellisen esimerkin avulla, näet kaikki kyseiseen asiakkaaseen liittyvät aiheet dynaamisina alikansioina. Toisaalta, kun napsautat ensin aihetta, näet kaikkien aiheeseen liittyvien asiakkaiden kansiot.

Dynaamisen tiedonhallintajärjestelmän avulla käyttäjät voivat myös löytää tiedostoja yksinkertaisesti kuvaamalla niitä Yhdistä-toiminnolla. Graafinen ja intuitiivinen ratkaisu antaa käyttäjille tietueet, jotka vastaavat annettua kuvausta, riippumatta siitä, sijaitsevatko he kytketyissä asemissa. Taulukot opastavat käyttäjää prosessin aikana tarkentamaan hakua, mikä auttaa osoittamaan tiedostot luonnollisella tavalla.

Taulukoiden avulla käyttäjät voivat myös etsiä tiedostoja säännöllisillä lausekkeilla, kuten sähköpostiosoitteilla ja sosiaaliturvatunnuksilla. “Voit esimerkiksi etsiä jotain, joka muistuttaa luottokortin numeroa, yleistä sähköpostia, passin numeroa tai sosiaaliturvatunnusta”, Andrea sanoi. “Tätä ominaisuutta voidaan käyttää tietojen kaivokseen sovittamalla tiedostojen sisältö kuvioihin.”

Tehokas yhteistyökalu, jolla on chat-tyyppinen toiminnallisuus

Taulukot tarjoavat selviä etuja yksittäisille käyttäjille, mutta se on myös vankka ratkaisu dokumenttien hallinnan virtaviivaistamiseen ryhmän jäsenten välillä. Koska Tabbles tallentaa tunnisteita Microsoft SQL Server -tietokantojen avulla, käyttäjät voivat jakaa osan tai kaikki tunnisteensa paikallisissa asemissa, jaetuissa asemissa ja pilviasemissa, kuten Dropbox.

Prosessi on yksinkertainen: Järjestelmänvalvoja käyttää ohjauspaneelia käyttäjien hallitsemiseen ja käyttöoikeuksien jakamiseen, jolloin luodaan ympäristö, jossa jokainen käyttäjä voi etsiä tiedostoja työtovereidensa käyttämien tunnisteiden perusteella..

Taulukoiden avulla joukkueet voivat myös olla yhteydessä toisiinsa lisäämällä useita päivättyjä kommentteja tiedostoihin ja kansioihin paikallisilla levyillä, jaetuilla asemilla ja verkkopohjaisilla asemilla. Monen käyttäjän ympäristössä tämä järjestelmä toimii samalla tavalla kuin chat, koska katsojat näkevät kuka kirjoitti mitä ja milloin.

Merkitse tiedostoja mille tahansa alustalle

Pöydät toimivat paikallisissa koneissa, jaetuissa asemissa ja pilvipohjaisissa tallennusjärjestelmissä.

Andrea sanoi, että bootstrapped-yrityksellä on suuri asiakaskunta yksittäisiä käyttäjiä ja kourallinen yritysasiakkaita, jotka käyttävät taulukkoja yhdessä DropBoxin kanssa. Tabbles tarjoaa neljä maksusuunnitelmaa, jotka kaikki toimitetaan 30 päivän rahat takaisin -takuulla. Henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettu ilmainen suunnitelma sisältää kommentit enintään 500 tiedostoon, automaattisen koodauksen jopa 15 säännöllä ja sähköpostimerkinnät 100 sähköpostiin..

Kevytkäyttäjille tarkoitettu vuotuinen perussuunnitelma sisältää kommentit enintään 2 000 tiedostoon, automaattinen koodaus jopa 25 sääntöä ja sähköpostimerkinnät 100 sähköpostiin. Pro-suunnitelma tarjoaa rajoittamattoman pääsyn kaikkiin ominaisuuksiin, samoin kuin yrityssuunnitelma, lisättynä asennus- ja kokoonpanotukeen ja jaetulla koodauksella kollegojen kanssa.

Juuri julkaistu beetaversiona: Tabbles Web, uusi selainpohjainen ratkaisu

Pöydät toimivat nopeatempoisessa kehitysympäristössä. Andrea kertoi, että ohjelmiston ensimmäiset koodirivit kirjoitettiin vuoden 2008 lopussa. Taulukot julkistettiin vasta seitsemän kuukautta myöhemmin, elokuussa 2009. ”Ajatuksena oli saada projekti markkinoille mahdollisimman nopeasti, ja niin me myös teki ”, hän sanoi. “Sieltä aloimme ominaisuuksien lisäämisen lähinnä asiakaspalautteen perusteella.”

Varmistaakseen, että taulukoista tulee yritystason merkintäratkaisuja ja merkityksellisiä pitkällä aikavälillä, yritys on lisännyt useita ominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat merkitä ja hakea tiedostoja, parantaa tuottavuutta automatisoinnin avulla ja tehostaa hakuja pilvessä.

Yhtiö ei lisää jokaista pyydettyä ominaisuutta, mutta jos joukkue vastaanottaa vähintään viisi pyyntöä, se harkitsee vakavasti uusien ominaisuuksien käyttöönottoa. Tällaisessa esimerkissä on yrityksen viimeaikainen keskittyminen Tabbles Web -sovellukseen, kevyeen asiakasohjelmaan, joka auttaa vähentämään digitaalista kaaosta etsiessäsi tiedostoja selaimesta.

“Viime vuonna haastattelimme käyttäjäkuntaamme, ja yksi asioista, joita ihmiset eniten kysyivät, oli kyky ajaa taulukoita verkkoselaimessa, koska he haluavat olla monialustainen sovellus”, Andrea sanoi.

Äskettäin beta-versiossa julkaistu Tabbles Web antaa käyttäjille mahdollisuuden tehdä hakuja yhdistämällä tunnisteita, kopioimalla etsimänsä tiedostopolut ja lataamalla tiedostoja ohjelmiston käyttämiseksi jakamispalveluna. Uudessa työkalussa on myös manuaaliset merkintäominaisuudet ja tuki chat-tyyppisiin kommentteihin. Käyttäjät voivat kirjautua sisään Tabbles Web Betaan täällä seuraavilla valtuuksilla: Käyttäjätunnus: demo, Salasana: demo.

Se oli 10 vuotta sitten, kun Andrea ja hänen tiiminsä kehittivät alun perin taulukot, ja tuolloin avoimen lähdekoodin tekniikat eivät olleet niin suosittuja kuin nykyään. Koska Tabbles-pöytätietokoneen versio ei ole avoimen lähdekoodin yritys päätti avata Tabbles Web -sovelluksen etuosan, jolloin käyttäjät voivat tarkkailla backend-sovellusliittymien toimintaa ja käyttää RESTful API -sovellusta integroidakseen sen muihin sovelluksiin.

Yhtiö toivoo myös muuntavansa Tabbles Web -sovelluksen mobiilisovellukseksi. ”Moniplatform on tapa edetä”, hän sanoi. “Emme halua, että asiakkaidemme on luovutettava tuotteemme, koska heillä on muutama Mac-käyttäjä.”

Jeffrey Wilson Administrator
Sorry! The Author has not filled his profile.
follow me